Italian Festival Experience: I consigli per il festival perfetto

Nel nostro paese, soprattutto negli ultimi anni, l’estate è anche la stagione dei festival, con una miriade di appuntamenti, di diversa grandezza, per tutti i gusti musicali e fortunatamente ormai lungo l’intera penisola, isole comprese, sparsi. Tanto che ognuno può scegliere il proprio festival preferito o approfittare di una vacanza per scoprirne uno che ancora non conosceva.
Lo sappiamo bene proprio noi di KeepOn LIVE che, su queste pagine digitali, dedichiamo spazio alle varie realtà che animano la nostra rete dei festival, che si chiama appunto Italian Festival Experience. Organizzare una di queste kermesse in cui artisti e pubblico sono sempre i protagonisti, non è una passeggiata. Lo si può ben immaginare, eppure vale comunque la pena ricordarselo: tra scartoffie burocratiche da produrre e cose da fare, dalla promozione alla direzione artistica, non siamo proprio di fronte al classico gioco da ragazzi… È bene allora dare alcune dritte, partendo proprio da un paio di norme dettate dal buon senso. Chissà che tra voi che state leggendo non ci sia il futuro ideatore di un nuovo festival o che addirittura realizzarne uno non sia sempre stato il vostro sogno nel cassetto.

Partiamo! Ecco quindi due semplici accorgimenti da tenere a mente. Regola numero zero: uno staff numericamente proporzionato e magari ben assortito è una buona premessa che nel momento del bisogno potrebbe rivelarsi la vostra arma più potente: si deve infatti disporre di una macchina ben costruita se si vuole condurre in porto e bene l’impresa a cui state mirando. Altra buona pratica è intraprendere questa bellissima avventura con molto anticipo, sia che vi troviate alla vostra prima edizione (a maggior ragione), sia che il vostro festival sia giunto al suo primo decennale. Per quelli piú importanti addirittura appena si spengono le luci, si comincia a pensare all’edizione del prossimo anno.
Ma i consigli non sono ovviamente finiti qui… e per un vademecum completo quale persona più adatta poteva esserci del responsabile della nostra rete dei festival, Luca Livoti, che d’estate si fa un discreto numero di chilometri per vivere da vicino le emozioni che un fest regala anche a chi sta dietro le quinte. A lui abbiano fatto alcune domande.


Bene, Luca… tu stesso ti sei confrontato con la nascita di un festival o comunque hai vissuto dall’interno cosa significa organizzarne uno. Ci racconti di questa tua esperienza? Di che si trattava e com’è andata?

Fino al 2015 mi sono occupato di 3 Festival, Mirtorock Festival, Nebrodi Art Fest ed Inumani Festival. Tre progetti differenti per proposta artistica location e contesto.

Ti parlerò in questo caso del Mirtorock che è stato ideato e portato avanti da me per 4 edizioni. Un Festival che si posizionava in un paesino siciliano di circa 1000 abitanti nelle colline alle falde dei Monti Nebrodi. Si è partiti da una prima edizione ad ingresso gratuito per arrivare ad una quarta edizione a pagamento. Il progetto era ambizioso perché non voleva essere solo un Festival musicale ma anche un modo per far conoscere e vivere il territorio a chi non vi era mai stato, ed anche un modo per dare la possibilità ai ragazzi del comprensorio di incontrarsi con altri coetaeni provenienti da tutta Italia e non solo (avevamo attivato anche un servizio di volontariato con il Servizio Civile Internazionale che ha portato 15 giovani provenienti da tutta Europa). Infatti gli ultimi due anni avevamo aperto un’area camping e nell’ultimo anno eravamo riusciti ad affittare anche alcune case sfitte presenti all’interno del borgo. Progetto che stava per riuscire grazie ad una scelta di line-up attenta, grazie ad una comunicazione che puntava fuori regione, grazie ad un lavoro inclusivo con le associazioni presenti sul territorio e grazie anche ai volontari che anno dopo anno ci mettevano l’anima. Poi, come spesso accade, l’amministrazione comunale non ha dimostrato interesse particolare nei confronti dell’evento, sminuendone il valore culturale e promozionale, dando sempre meno attenzione alle nostre richieste e non supportandoci in tutte quelle procedure burocratiche che negli ultimi anni hanno subito drastici cambiamenti. Quindi se un territorio non ti supporta, perchè insistere? Questo è un punto su cui bisogna lavorare

Ma adesso togliamoci subito il dente e veniamo alla parte più noiosa, affrontiamo uno degli ambiti che può scoraggiare chiunque o rappresentare un serio ostacolo. Qual è il quadro attuale degli adempimenti burocratici a cui bisogna attenersi?

Le procedure standard sono la richiesta di concessione suolo pubblico, l’autorizzazione per   manifestazione temporanea, l’agibilità delle strutture e degli impianti utilizzati, la  Scia per la somministrazione temporanea di alimenti e bevande, una deroga ai limiti del pubblico rumore per poter fare musica anche fuori dall’orario indicato nel regolamento comunale. E poi c’è la famigerata “commissione di vigilanza” che attualmente deve attenersi ad una normativa in parte figlia della paura, figlia della tragedia che, come accade spesso in questi casi, alza il livello della sicurezza oltre l’asta del buonsenso tagliando le gambe anche ai più virtuosi. In commissione si valutano i rischi e si assegnano le capienze in base alla natura dei luoghi ed alla sua eventuale riorganizzazione temporanea. Una normativa più restrittiva richiede più spese da parte dell’organizzatore, motivo per cui alcuni Festival hanno chiuso i battenti. 

Se ci sono, ci sveli quindi dei trucchetti per gestire al meglio questa fase, evitando intoppi e facendo tutto quello che ci è possibile fare per sveltire le procedure?

Non esistono scorciatoie legali, l’unica cosa da fare è affidare queste pratiche a dei professionisti che conosco bene il regolamento in materia di manifestazioni, e stare con il fiato sul collo agli uffici comunali preposti in modo da avere risposte sicure per tempo. Per esperienza dico che gli intoppi ci saranno sempre, portarsi avanti con i lavori è l’unico modo per affrontare gli imprevisti con un po’ di serenità. E la serenità in un gruppo di lavoro è fondamentale.

Quali sono inoltre gli aspetti che spesso vengono dimenticati o che solitamente vengono sottovalutati? La promozione o l’impatto scenico del palco, ad esempio?

Per quanto riguarda la comunicazione, oggi quasi tutti i Festival sono arrivati ad un buon livello, è importante rivolgersi ad un pubblico generico ma bisogna individuare il proprio target focalizzandosi sul concept grafico e sulle azioni promozionali da intraprendere. D’importanza rilevante è anche il coinvolgimento delle associzioni locali, condividere i loro progetti e renderli a misura di Festival. 

Sulle strutture è il palco ad avere centrale importanza, potremmo dire che è lo specchio dell’anima. C’è chi costruisce scenografie ad hoc e chi proietta immagini sui fondali, altra cosa invece sono i visual che prevedono una video performance live. La cosa importante è non utilizzare questi mezzi come riempitivi ma facendo scelte mirate, per ricreare un immaginario che renda la location e quindi l’evento, unico. Se hai un palco al top e la location lasciata un po al caso non avrai dei risultati ottimali e viceversa. Bisogna sempre trovare l’equilibrio tenendo conto di tutta l’area destinata ad accogliere l’evento. Inoltre non bisogna giocare a chi ha “il palco più grande”, le strutture da utilizzare vanno contestualizzate, infatti molti festival tendono a valorizzare la location  nella sua interezza, in modo che non ci sia un elemento di spicco ma che tutto faccia parte di un piccolo mondo temporaneo parallelo.

Una regola che reputo importantissima è quella di curare il dettaglio, sempre.

Invece, il concept stesso di un festival e la scelta della lineup quanto pesano nella buona riuscita dell’iniziativa?

Come dicevo prima, il concept è importantissimo, è la progettualità, è tutto. Certamente avere il gruppo di richiamo in lineup ti permette di arrivare ad un pubblico maggiore, ma non basta. Uno dei Festival che organizzavo ad esempio, aveva un pubblico che veniva a prescindere dai nomi che avremmo avuto in lineup, solo perchè venire al Nebrodi Art Fest era considerata un’esperienza unica, come lo è andare al Balla coi Cinghiali o ad Apolide per citarne un paio. Certo è che se hai una location che non ti aiuta bisogna dare un po più importanza alla parte artistica, il che non significa che ci si accontenta ma che si ottimizzano le risorse a disposizione.

Tu sei il responsabile di Festival Experience,  in cosa consiste la rete dei Festival di Keep On, puoi dirmi qualcosa al riguardo?

Festival Experience è un network che vuole favorire una maggiore coesione nazionale tra gli organizzatori di eventi per affrontare le diverse problematiche inerenti i Festival.
Festival Experience vuole soprattutto dare un appoggio concreto alla promozione e alle economie della musica live, sostenendo materialmente le realtà che aderiscono all’associazione di categoria, attraverso una pubblicità capillare e congiunta, attraverso la realizzazione di progetti ecosostenibili e attraverso la ricerca di convenzioni, sponsorizzazioni e di tutto ciò che possa sostenere il difficile percorso dei Festival. Un network reale basato su rapporti concreti che coinvolge i Festival e tutte le persone che si impegnano per dare un futuro al live, oltre ovviamente a tutti i musicisti e a tantissimi appassionati di musica.

Infine, anche ad Agosto in pratica ininterrottamente stai viaggiando per l’Italia a bordo di un simpatico pulmino di nome Harry. Com’è nata questa idea? e cosa ha aggiunto questa avventura al tuo punto di vista sul mondo dei festival? Le tue prossime tappe?
L’idea era in embrione già da qualche tempo a avevo testato il progetto per un paio di anni, prima con un furgone “normale” e poi con i mezzi pubblici, compreso il carsharing. Poi ho capito che Harry è il mezzo completo che ha quattro ruote ma che ti fa sentire costantemente in una grande avventura, tra imprevisti ed incontri che  si realizzano grazie anche al suo fascino vintage.

Finalmente dopo oltre 10 anni che Harry girava con me ho deciso di fare un restauro completo, per permettergli di macinare molti più chilometri, e metterlo a disposizione della comunità. Perché dico la comunità? Perché al passaggio di Harry le persone sorridono e sono questi sorrisi ad accompagnare il nostro viaggio in tutta Italia, facendoci sentire parte di una grande famiglia.

Vado alla ricerca di storie legate alla musica, agli artisti, agli addetti ai lavori e a tutti coloro che, in un modo o nell’altro, diventano parte di quest’avventura, trasformando in un racconto realistico il tour attraverso i Festival associati a KeepOn LIVE. Un viaggio itinerante, in località che danno uno spaccato d’Italia diverso ed unico, per far conoscere l’Italia da un punto di vista insolito,  con un unico grande comune denominatore: la musica.

Questi lunghi tour mi permettono di capire chi realmente c’è dietro l’organizzazione di un Festival, se la comunicazione rispecchia o meno la realtà dei fatti, se dietro ci sono operatori culturali o imprenditori, come sono gestiti i volontari. Da qui capire quale forma di organizzazione sia migliore, quali sono le problematiche comuni, su quali costi si può lavorare in maniera collettiva. Poi c’è la parte progettuale, individuare progetti che possono essere realizzati da tutto il network, ad esempio il progetto EcoSostenibile testato quest’anno che presenteremo al KeepOn LIVE Fest 12 e 13 settembre a Roma, per abbattere la produzione di rifiuti all’interno degli eventi sensibilizzando anche il pubblico ad azioni positive nei confronti del grande ambiente condiviso con tutti che è la terra.

Questo tipo d’esperienza porta a relazionarsi con tantissima gente di diverso tipo e quindi mi permette di approfondire moltissimi aspetti umani, che alla fine dei conti sono quelli che se sfruttati al meglio possono portare risultati sempre migliori rispetto le nostre aspettative. Di particolare interesse, come studio sociale, è l’analisi delle relazioni tra band/management ed organizzatori, in modo da sfatare i luoghi comuni cercando di rendere il rapporto tra queste tre figure il più collaborativo e disteso possibile.

In conclusione di questa stagione estiva le prossime tappe saranno:

05/06 settembre Plastica d’Amare, evento sull’ecosostenibilità che si terrà nel porto antico di Roma

07 settembre Ecosuoni Festival a Palma Campania (Na)

12/13 sempre naturalmente al KeepOn LVE Fest presso Snodo – ‘na cosetta estiva – a Roma

14/15 Tutto Molto Bello a Bologna, il famigerato torneo per etichette indipendenti&co, dopodichè ci prenderemo un po di riposo forzato

30 settembre 05 ottobre al _reset Festival di Torino

03/07 dicembre chiudiamo con Musica contro le mafie

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